La business continuity è il processo atto a individuare le possibili minacce per un’azienda e ad avviare le strategie e le operazioni necessarie per assicurare la resilienza della struttura a seguito del verificarsi di situazioni avverse. Molte imprese dotate di business continuity plan oggi, in una situazione di piena emergenza come quella che sta attraversando il Paese causa Covid-19, hanno potuto mettere al sicuro la loro operatività, capacità produttiva e immagine aziendale. La business continuity, quindi, non è altro che la capacità di continuare a lavorare e a svolgere le attività aziendali anche in condizioni critiche. Per rendere necessario tutto questo, le imprese devono stilare un business continuity plan: una sorta di manuale delle minacce e delle soluzioni, fondamentale per la prevenzione dei rischi e dell’intervento nei casi di concretizzazione degli eventi avversi. Che si tratti di una piccola azienda o di una multinazionale è fondamentale saper mantenere i clienti e proteggere gli asset aziendali anche e soprattutto in tempi di crisi e un buon business continuity plan permette di garantire efficienza ed efficacia del business anche durante le situazioni critiche. Numerosi sono i vantaggi del BCP: 1) capacità di offrire servizi e non fermare la produzione durante l’emergenza, 2) possibilità di preservare fatturato e reputazione aziendale, 3) maggior senso di sicurezza per i manager e i dipendenti. Un buon business continuity plan deve assolutamente contenere: obiettivi da raggiungere, lista di azioni da mettere in atto per raggiungere tali obiettivi, ruoli e responsabilità delle persone coinvolte e procedure e protocolli da mettere in atto in caso di emergenza.
È necessario, perciò:
identificare gli obiettivi del piano di continuità operativa per ogni area aziendale coinvolta nella situazione critica e nell’emergenza, cercando di identificare i traguardi da raggiungere per verificare che il piano risponda alle reali esigenze del business;
identificare le aree di business e le funzioni critiche dell’azienda, ovvero quelle che in caso di “fermo” rischiano di portare i maggiori danno all’azienda;
eseguire un’analisi dell’impatto sull’azienda dell’elemento di rischio, prevedendo una comprensione dei rischi finanziari, operativi e fisici dell’azienda a seguito dell’emergenza; utile a monitorare la customer satisfation, la reputazione dell’azienda, la perdita eventuale di fatturato, dipendenti o dati;
creare un piano operativo all’interno del quale indicare tutte le strategie di prevenzione del rischio, gestione del rischio e superamento dell’emergenza fino al ripristino della continuità aziendale.
Dunque, è fondamentale che le imprese comprendano il grado di danno potenziale e le perdite di entrata che le possono causare diversi tipi di interruzione dell’attività. Quando non è un’esigenza di conformità, il BCM viene spesso considerato discrezionale, poiché il valore del tempo e delle risorse impiegate per pianificare, formare, documentare, testare e convalidare tutti gli aspetti di un programma non può essere realizzato fino a quando qualcosa non va veramente male. In assenza, quindi, di requisiti normativi, risultati di audit o richieste specifiche dei clienti, il modo più efficace per convincere la direzione esecutiva a sostenere pienamente gli sforzi del BCM è quello di condurre e condividere i risultati di un esercizio che evidenzia il rischio. I risultati delle analisi dei rischi fatte in ottica di risk management possono diventare il punto di partenza delle attività di business continuity management, pertanto costruito sulla base di un piano di risk management, rispettando criticità, priorità e obiettivi da questo stabiliti. Un punto di dati che il risk manager può condividere con il management esecutivo è il risparmio sui premi di interruzione dell’attività da parte della compagnia assicurativa dell’organizzazione come risultato dell’implementazione di un programma BCM testato. L’implementazione di tale programma potrebbe anche aiutare le imprese a realizzare risparmi dei costi per l’acquisto di un’assicurazione di responsabilità civile per amministratori e dirigenti, per esempio. Magari da un punto di vista fiduciario, se gli amministratori e i funzionari comprendono che possono essere ritenuti personalmente responsabili della risposta dell’organizzazione a un’interruzione dell’attività, hanno maggiori probabilità di sostenere e far rispettare il BCM
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